Podpisovanie zmlúv s klientom

Na počítači

Pri zmluve v karte Dokumenty a zmluvy klikni na ⋯ a vyber Poslať na podpis.

1. 1E-mail klienta je predvyplnený z kontaktu, môžeš ho zmeniť.
2. 2Podpísať do je deň, dokedy odkaz platí. Predvolene o 14 dní, najviac o 90 dní.
3. 3Správa pre klienta sa ukáže v e-maile aj nad zmluvou.
4. 4Ako môže klient podpísať: zaškrtni spôsoby, ktoré klient uvidí. Predvolene kódom z e-mailu a občianskym preukazom. Pri viacerých si klient vyberie sám.
5. 5Podpisuje aj firma, po klientovi: zmluvu potom podpíšeš aj ty. Bez toho je podpísaná podpisom klienta.

Klikni na Poslať na podpis. Pri zmluve sa ukáže štítok Čaká na podpis klienta.

Na podpis ide len PDF. Zmluva napísaná zo šablóny je PDF vždy. Zmluvu z Wordu alebo fotku najprv ulož ako PDF a nahraj znova.

• Kódom z e-mailu: napíše meno a priezvisko a e-mailom mu príde šesťmiestny kód platný 15 minút. Kódom zmluvu podpíše.
• Občianskym preukazom: podpíše v aplikácii Autogram na počítači s čítačkou kariet a podpisovým PIN-om. Je to kvalifikovaný elektronický podpis s rovnakým účinkom ako vlastnoručný. Autogram je zadarmo na stránke Slovensko.Digital.
• Len menom: napíše meno a podpíše. Je to najrýchlejšie, ale dôkaz je slabší: odkaz z e-mailu mohol použiť ktokoľvek, komu ho klient preposlal.

Pri podpise občianskym SimFa pred zápisom overí, že podpísané PDF je presne zmluva, ktorá odišla na podpis, a že certifikát vydala autorita občianskych preukazov. Takú zmluvu s podpisom potom dostanú obe strany.

Klient otvorí odkaz z e-mailu a uvidí zmluvu ako PDF, ktoré si môže aj stiahnuť. Pod ňou podpíše spôsobom, ktorý si vyberie z ponúknutých.

1. 1Zmluva ako PDF, presne tá, ktorá odišla na podpis.
2. 2Výber spôsobu, keď ich ponúkneš viac.
3. 3Meno a priezvisko, potom Poslať kód na e-mail.
4. 4Kód z e-mailu a Podpísať zmluvu.

Namiesto podpisu môže klient napísať pripomienku alebo zmluvu odmietnuť aj s dôvodom. O oboch sa dozvieš v zvončeku.

Pri pripomienke má zmluva štítok Klient má pripomienku a v okne podpisovania vidíš jej text. Potom môžeš:

• odpovedať: odpoveď príde klientovi e-mailom s odkazom na tú istú zmluvu a na rade je znova klient,
• zrušiť podpisovanie, zmluvu upraviť a poslať znova. Klient dostane odkaz na novú verziu.

Keď klient podpíše, zmluva má štítok Čaká na podpis firmy.

Na počítači

Klikni na štítok, prípadne na ⋯ a Podpisovanie. Skontroluj meno, ktorým podpisuješ, a klikni na Podpísať za firmu.

1. 1Podpis klienta s časom a spôsobom podpisu.
2. 2Meno, ktorým podpisuješ za firmu.
3. 3Podpísať za firmu zmluvu uzavrie.
4. 4Podpísať občianskym podpíše za firmu kvalifikovane v Autograme.

Pri podpise občianskym podpíšeš v Autograme to isté PDF, ktoré dostal klient. Ak ho klient podpísal občianskym, hotová zmluva nesie oba kvalifikované podpisy.

Za firmu podpisuje ten, kto má právo Podpisovať zmluvy za firmu. Rola Majiteľ ho má vždy, ostatným ho pridáš v Tíme.

Po poslednom podpise dostanú obe strany e-mailom dve PDF: zmluvu, ktorú podpisovali, a Záznam o podpisovaní. Záznam hovorí, kto, kedy a ako podpísal, a nesie odtlačok SHA-256 zmluvy. Zmena čo i len jedného znaku v PDF by dala iný odtlačok.

Obe PDF otvoríš aj neskôr v podpisovaní zmluvy: Podpísaná zmluva a Záznam o podpisovaní. Ročný balík Vaše dáta ich má tiež.

Záznam o podpisovaní je zapečatený elektronickou pečaťou SimFa. Nie je kvalifikovaná, ale prezradí každú zmenu PDF po zapečatení. Adobe Acrobat Reader pri nezmenenom zázname napíše, že sa od podpisu nezmenil a identitu pečate nevie overiť: certifikát SimFa nie je v jeho zozname dôveryhodných autorít. Pri zmenenom zázname napíše, že podpis neplatí.

Či sa zmluva alebo záznam od podpisu nezmenili, overí ktokoľvek na stránke Overiť zmluvu, jej adresa je v zázname. Súbor sa nikam neposiela, SimFa porovná len jeho odtlačok. Pozná aj staršie PDF len s podpisom klienta, keď za ním občianskym podpísala aj firma.

• Zmluvu na podpise ani podpísanú nezmeníš ani nezmažeš. Podpísanú zmeníš dodatkom.
• Poslať odkaz znova pošle klientovi nový e-mail s odkazom, napríklad keď ten prvý nevie nájsť.
• Zrušiť podpisovanie zastaví odkaz klienta. Zmluvu potom upravíš a pošleš znova ako novú verziu.
• Odkaz platí do dňa Podpísať do. Potom má zmluva štítok Odkaz prepadol a pošleš ju znova.

Podpis kódom z e-mailu, len menom aj podpis za firmu po prihlásení do SimFa sú jednoduché elektronické podpisy, nie kvalifikované. Podpis občianskym preukazom, klienta aj za firmu, je kvalifikovaný elektronický podpis s rovnakým účinkom ako vlastnoručný. Záznam o podpisovaní je dôkaz, kto, kedy a akú zmluvu podpísal. Keď zákon pri zmluve žiada písomnú formu, napríklad pri uznaní dlhu, nech podpíšu občianskym obe strany: klient aj ty za firmu.

Zmluvy na podpis posielaš s plánom Premium. Klient za podpis neplatí nič.