Záznam úkonov, Vaše dáta a odchod klienta

Zmeny, ktoré kancelária urobí vo firme klienta, sa zapíšu s menom človeka a kanceláriou. Klient ich vidí v appke v Nastaveniach na karte Audit aj s tým, o ktorý doklad a voľbu šlo.

Bez vášho povolenia vidí podpora SimFa pri firme pod kanceláriou len počty a stavy, nie obsah; výnimkou sú podklady objednaného spracovania a platby za SimFa. Povolenie na 60 minút dáte v karte Prístup podpory SimFa. Pri núdzovom prístupe podpora uvedie dôvod a správcovia kancelárie dostanú hneď e-mail; aj taký prístup ukončíte.

Správca kancelárie si v detaile klienta v karte Vaše dáta klienta pripraví celý rok firmy v jednom balíku ZIP: doklady v PDF a UBL, originály prijatých dokladov, tabuľky, denník (pri živnostníkovi peňažný denník a knihy pohľadávok a záväzkov), záznam úkonov a správu kanceláriou. Je to ten istý balík, aký má klient v SimFa, a stiahnutie sa zapíše.

Firma, denník aj schránka na e-faktúry patria klientovi. Keď správa skončí, mení sa len prístup kancelárie: klient pracuje ďalej sám alebo s inou kanceláriou. SimFa ukončuje len prístup, zmluvu s klientom riešite s ním.

1. 1V detaile klienta v karte Správa klienta zvoľte Ukončiť správu. Ukončuje len správca kancelárie.
2. 2Vyberte K dňu a posledný deň správy, najviac o pol roka, alebo Ihneď.
3. 3V časti Pred ukončením skontrolujte, čo pri klientovi ešte visí: nepodané a rozpracované výstupy, úlohy pre klienta, faktúra za posledný mesiac a Vaše dáta klienta bez účtu. Každá vec má odkaz tam, kde ju vybavíte; ukončenie to neblokuje.
4. 4Prečítajte si, čo ukončenie urobí, a potvrďte.

Do posledného dňa máte ku klientovi prístup ako doteraz a karta ukazuje pečiatku Končí s dňom; zoznam klientov ho ukáže pri mene. Svoje ukončenie do posledného dňa zrušíte tlačidlom Zrušiť ukončenie. Klientovi príde e-mail v mene kancelárie o konci aj o zrušení.

Po konci sa zrušia otvorené úlohy pre klienta, odkazy na nahratie a online reporty prestanú platiť, súbory z programu na prevzatie sa zahodia a Premium, ktoré klientovi platila kancelária, skončí. Karta KYC ostáva vašej kancelárii. Keď klient v SimFa ešte nemá účet, pošlite mu pozvánku, kým správa trvá; neskôr si firmu prevezme len cez podporu SimFa. Klientovi bez účtu po konci SimFa oznámi nové doklady (najmä e-faktúry od dodávateľov) na e-mail pri správe, najviac raz za deň; e-mail skontrolujte v karte Klient v kancelárii.

Plnomocenstvo pre Finančnú správu koncom správy nezanikne: kým ho nevypoviete, písomnosti a lehoty klienta idú ďalej vám. Po konci je klient v časti Výpovede plnomocenstiev na obrazovke Plnomocenstvá a na Dnes; postup je v návode Plnomocenstvá pre Finančnú správu.

Správu môže ukončiť aj klient, v SimFa v Nastaveniach na karte Účtovná kancelária. Správcom a tomu, kto klienta vedie, príde e-mail; jeho ukončenie zrušiť nemôžete. Keď už správa končí, ktorákoľvek strana ju ukončí skôr len ihneď.

Keď klient schváli správu inou kanceláriou od 1. dňa ďalšieho mesiaca, príde vám e-mail o konci správy s posledným dňom a do neho máte ku klientovi prístup ako doteraz. Ukončenie, ku ktorému klient prechod schválil, nezrušíte a klienta už neodovzdáte; ak správu ukončíte ihneď, nová kancelária ju prevezme hneď.

Keď klient prechádza ku kancelárii, ktorá tiež používa platformu SimFa, odovzdáte jej ho aj s firmou, dokladmi a schránkou.

1. 1V karte Správa klienta zvoľte Odovzdať inej kancelárii.
2. 2Zadajte IČO kancelárie, prípadne poznámku pre ňu, a potvrďte, že o odovzdanie požiadal klient.
3. 3Zvoľte Navrhnúť odovzdanie.

Kancelária má na prijatie 14 dní, dovtedy klienta spravujete ako doteraz a návrh môžete zrušiť. Keď ho prijme, vaša správa skončí a začne jej; klientovi príde oznámenie v mene novej kancelárie. Plnomocenstvá, súhlasy, reporty, úlohy, kontroly a nastavenia POHODY sa neprenášajú, karta KYC ostáva vám. Plnomocenstvo, ktoré má Finančná správa, po prijatí odovzdania vypovedzte ako pri konci správy.

Keď klienta odovzdáva iná kancelária vám, nájdete ho nad zoznamom klientov v karte Klienti na prevzatie. Správca ho prevezme tlačidlom Prevziať klienta s potvrdením zmluvy s klientom, alebo návrh odmietne. V poli Kto bude klienta viesť zvolí človeka z tímu; bez voľby klienta vedie ten, kto ho prevzal. Po prevzatí sa otvorí záložka Nastavenia a právo klienta: plnomocenstvo pre Finančnú správu a súhlas so schránkou si vybavíte tam, kartu KYC na záložke Klient.