Ako funguje sklad

Sklad zapneš v Nastaveniach, v záložke Doklady a pošta, v karte Sklad. Sprievodca má tri kroky:

1. 1Čo sledovať: vyberieš položky. Tovar je predvybratý, služby sa nesledujú. Nezaradenú položku sklad pri zapnutí označí ako tovar.
2. 2Koľko toho máš: počiatočný stav napíšeš ručne, nahráš súbor z iného programu alebo začneš od nuly. Pri položke napíšeš množstvo a nákupnú cenu za jednotku, neplatiteľ DPH ju píše s DPH.
3. 3Čo urobí SimFa sama: prehľad toho, o čo sa sklad stará bez teba.

Deň zapnutia je deň, od ktorého sklad počíta, a počiatočný stav platí ráno v ten deň. Dá sa zvoliť najskôr 1. 1. tohto roka. Faktúry a dodacie listy s dňom dodania od toho dňa sklad po zapnutí hneď započíta.

Nahráš export zásob z iného programu: CSV, Excel (.xlsx) alebo XML, napríklad zoznam zásob z POHODY. PDF nie: čísla z obrazu dokladu by sa čítali s chybami, preto zásoby z programu vyexportuj do jedného z týchto formátov.

Súbor potrebuje stĺpec s množstvom (Množstvo, Stav alebo stav zásoby v POHODE) a stĺpec, podľa ktorého appka položku pozná: EAN, SKU, Kód alebo Názov. Nákupnú cenu nájde v stĺpci Nákupná cena alebo Cena; predajná cena sa nepoužije. Riadok sa priradí len istou zhodou, časť názvu nestačí. Čo sa nepriradí, appka vypíše po riadkoch a nič z toho nezapíše.

Keď vedieš zásoby aj v inom programe, napríklad v pokladnici alebo e-shope, stav z neho porovnáš so SimFa v Sklade, v záložke Inventúry, tlačidlom Nahrať stav zo súboru. Formáty sú tie isté, PDF nie.

1. 1Appka ukáže pri každej položke stav v SimFa, v súbore a rozdiel: Sedí, Chýba alebo Navyše. Riadky, ktoré nepriradila, vypíše s dôvodom, napríklad položka, ktorú sklad nesleduje.
2. 2Kým nedáš Založiť kontrolu stavu, nič sa nezapíše.
3. 3Kontrola stavu zapíše počty zo súboru ako spočítané. Nákupné ceny zo súboru predvyplní pri tovare navyše, pred uzavretím ich môžeš zmeniť.
4. 4Pri chýbajúcom tovare vyberieš príčinu a kontrolu uzavrieš ako každú inventúru. Až uzavretie zapíše rozdiely do skladu, potom stav v SimFa sedí so súborom.

Kým beží iná inventúra, súbor sa nahrať nedá: naraz beží len jedna.

Pri zapnutom sklade sa Položky v menu volajú Sklad a majú tri záložky:

• Prehľad: koľko položiek sklad sleduje, koľko ich je na sklade, vypredaných a v mínuse, a posledné pohyby.
• Položky: cenník so stĺpcom Na sklade a filtrami podľa stavu.
• Pohyby: všetky pohyby zásob, najnovšie navrchu, a filtre Príjemky a Výdajky.

Názov položky otvorí jej kartu: stav s pečiatkou NA SKLADE, MÁLO, VYPREDANÉ alebo V MÍNUSE a každý pohyb so stavom po ňom.

V záložke Položky označíš položky políčkom pri riadku, celú stranu políčkom v hlavičke zoznamu. Dole sa objaví pás s počtom a akciami:

• Prijať a Vydať otvoria príjemku alebo výdajku s riadkom pre každú označenú položku, množstvo dopíšeš. Do faktúry otvorí novú faktúru s týmito položkami. Nič sa neuloží samo.
• Pod tlačidlom Ďalšie sú Štítky, Kontrola stavu (inventúra len označených položiek), Upozornenie na zásobu, Sledovať zásobu, Prestať sledovať a Archivovať.
• Upozornenie na zásobu nastaví všetkým označeným tú istú hranicu. Pri percentách sa ráta z dnešného stavu každej položky; položku bez zásoby vynechá, percentá z nuly hranicu nedajú. Voľba Vypnuté upozornenie pri označených zruší.

Pri každej akcii je počet položiek, ktorých sa naozaj týka. Ktoré vynechá, povie veta pri akcii, napríklad službu, ktorú sklad nesleduje. Sledovanie položky s pohybmi sa vypnúť nedá: také položky ostanú po akcii označené a veta povie prečo. V zozname Archivované pás ponúkne Obnoviť.

Faktúra alebo dodací list odpíše tovar sám pri vystavení. V zákazke, kde je ponuka, zálohová, dodací list aj faktúra, vydá tovar len prvý vystavený doklad dodania: keď je prvý dodací list, vydávajú dodacie listy a faktúra k nim tovar druhýkrát neodpíše; keď je prvá faktúra, dodací list k nej je len na prepravu. Zálohová ani ponuka tovar nevydávajú.

Deň pohybu je deň dodania. Doklad s dňom dodania pred zapnutím skladu tovar neodpíše, tovar odišiel ešte bez skladu. V detaile dokladu je časť Vydané zo skladu, a keď doklad sklad nemení, povie prečo.

Dobropis s položkou zo skladu sa pred vystavením spýta, či sa tovar vracia na sklad. Áno, keď ti odberateľ tovar vrátil: sklad ho pripíše v deň dobropisu za cenu, za akú odišiel. Nie, keď dobropis len znižuje cenu alebo opravuje chybu.

Sklad sa s dokladom zosúladí pri každej zmene: úprava faktúry, kým neodišla, zmena dňa dodania dodacieho listu, nová faktúra namiesto pôvodnej (pôvodná tovar prestane odpisovať, nová odpíše svoje) aj vrátenie dokladu do konceptu. Pohyby sa nemažú: zrušený výdaj vráti protipohyb a na karte položky ostane prečiarknutý.

Faktúra sa vystaví aj vtedy, keď na sklade nie je dosť tovaru. Otázka pred vystavením to povie pri položke (na sklade máš 3 ks, po vystavení bude -2 ks) a sklad potom ukáže stav V MÍNUSE. Na Prehľade skladu aj na hlavnom Prehľade je karta Na vyriešenie, kým mínus nevyrovná príjemka alebo Opraviť stav na karte položky (Príjemky a výdajky).

Na karte položky v časti Upozornenie, keď dochádza nastavíš hranicu:

• Pod množstvo, napríklad pod 5 ks.
• Pod % z plného stavu: percentá a koľko máš po naskladnení, napríklad 20 % zo 100 ks. Veta pod poliami povie, koľko z toho vyjde (pod 20 ks).

Položka pod hranicou má v zozname pečiatku MÁLO a filter Dochádza ukáže všetky také položky. Keď zásoba klesne pod hranicu, príde e-mail a notifikácia so zoznamom položiek, najviac jedno upozornenie za hodinu. O tej istej položke znova až vtedy, keď ju doplníš nad hranicu a znova klesne. Kontroluje sa každých 15 minút od 7:00 do 20:45, čo klesne večer alebo v noci, príde ráno.

E-mail a notifikácia sú v Premium. Pečiatku MÁLO, filter Dochádza a riadok vo zvončeku máš aj vo Free. Hranicu vypneš voľbou Vypnuté.

Doklady prenesené z iného programu sú história a sklad nemenia: sklad počíta od dňa zapnutia zo stavu, ktorý napíšeš alebo nahráš pri zapnutí.

Nákupné ceny z počiatočného stavu a príjmov sa priemerujú (kĺzavý vážený priemer podľa § 25 ods. 5 zákona o účtovníctve). Položka bez ceny sa ocení prvým príjmom, nikdy odhadom.

Položka, ktorá má na sklade pohyb, sa nezmaže: história by stratila význam. Namiesto toho ju archivuješ, v doklade sa neponúka a história ostane. Archivované nájdeš pod filtrom Archivované a obnovíš ich jedným kliknutím.

Pri zapnutom sklade má nový tovar vo formulári zaškrtnuté Sledovať zásobu na sklade a začne na nule. Položku, ktorú sklad nesleduje, pridáš na jej karte tlačidlom Sledovať zásobu, aj so stavom, ktorý máš teraz. Doklady z toho dňa vystavené skôr ho už neuberú, sú v čísle, ktoré napíšeš.

Sklad vypneš v tej istej karte v Nastaveniach. Menu ukáže znova Položky, pohyby a stav ostanú uložené a po opätovnom zapnutí na ne nadviažeš. Kým je sklad vypnutý, doklady tovar neodpisujú; po opätovnom zapnutí sa doklady z toho obdobia započítajú.