Doklady od klientov

V detaile klienta na záložke Doklady sú všetky prijaté doklady klienta: filtre Na kontrolu, Iná firma, Duplicita, E-faktúry a Odmietnuté, hľadanie podľa dodávateľa, čísla, IČO aj sumy a pri každom doklade Zobraziť doklad (fotka sa ukáže pod riadkom, PDF sa stiahne). Sú tu aj doklady, ktoré appka klienta drží mimo Prijatých, kým sa čítanie neopraví. Prepínač Vystavené ukáže faktúry, dobropisy a zálohové faktúry klienta. Posledné doklady od klienta sú aj na záložke Mesiac.

Pri doklade na kontrole zvoľte Skontrolovať. Porovnajte údaje s dokladom: keď sedia, zvoľte Údaje sedia, inak ich opravte a zvoľte Uložiť opravu. Doklad, ktorý appka klienta drží mimo Prijatých, po kontrole pustíte tlačidlom Pustiť do Prijatých. Pri ostatných dokladoch je Opraviť údaje.

• Polia sú tie isté ako v appke klienta: druh faktúra alebo dobropis, dodávateľ, IČO, IČ DPH, číslo, dátumy, sumy v mene dokladu, IBAN a variabilný symbol.
• Pod údajmi sú Položky dokladu ako v appke: názov, množstvo, cena za jednotku, DPH a riadok spolu. Chýbajúce pridáte tlačidlom Pridať položku. Zmenené položky sa uložia s opravou, keď sedia so sumami dokladu; inak veta pod nimi povie, čo nesedí.
• E-faktúru a bloček z evidencie eKasa neopravíte, sú to údaje dodávateľa a Finančnej správy. Mesiac, ktorý klient uzavrel, opravu nepustí, kým ho neotvorí.
• Oprava aj potvrdenie sú v Aktivite klienta s vaším menom a kanceláriou.

Každá firma v SimFa má vlastnú adresu na doklady. Vznikne až na požiadanie, lebo každá adresa je vstup do Prijatých klienta: v bloku Kam posielať doklady tlačidlom Vytvoriť adresu, alebo na záložke Doklady v karte Výpisy z banky tlačidlom Pripraviť adresu. Je tá istá pre doklady aj pre banku. Klient na ňu posiela alebo preposiela faktúry v PDF, fotky bločkov aj e-faktúry ISDOC a UBL.

Blok Kam posielať doklady je v karte Doklady od klienta na záložke Mesiac. Ukáže adresu na doklady s tlačidlom Kopírovať adresu a s QR kódom (klient ho naskenuje telefónom a otvorí sa mu nový e-mail na túto adresu) a koľko platných odkazov na nahratie klient má.

• Poslať klientovi pošle v mene kancelárie e-mail s adresou na doklady a novým odkazom na nahratie. Chýbajúcu adresu vytvorí, odpovede klienta idú kancelárii.
• Nový odkaz s QR kódom uvidíte hneď po odoslaní, potom už len jeho meno v karte Odkaz na nahratie dokladov.

V zozname Klienti zaškrtnite klientov a zvoľte Úvodný balík. Každý vybratý klient dostane adresu na doklady, ak ju ešte nemá, a nový odkaz na nahratie s menom Úvodný balík.

• Poslať e-mailom: e-mail v mene kancelárie každému klientovi, ktorý má e-mail. Pred odoslaním platforma povie, koľko e-mailov odíde a koľko ostáva zo stropu pošty kancelárie.
• Stiahnuť CSV: súbor s klientom, IČO, e-mailom, adresou a odkazom pre vlastnú poštu kancelárie. Odkazy sú celé len v tomto súbore, stiahnutie sa zapíše.
• Naraz najviac 100 klientov. Klienta s 5 platnými odkazmi a pri e-maile aj klienta bez e-mailu platforma vynechá s vetou. Vybrať vynechaných znova ich vyberie, napríklad na CSV.

V karte Odkaz na nahratie dokladov vytvoríte odkaz, cez ktorý klient bez prihlásenia odfotí bloček alebo nahrá PDF či e-faktúru. Odkaz ukáže aj otvorené úlohy kancelárie: klient ťukne, ku ktorej platbe doklad patrí, alebo odpovie, že doklad nebude či ho pošle neskôr. Doklady firmy cez odkaz nikto nevidí.

• Pri klientovi je najviac 5 platných odkazov, cez jeden odkaz prejde najviac 100 súborov za deň. Odkazy z e-mailov úloh klientovi bez účtu sa do počtu nerátajú.
• Celú adresu odkazu uvidíte len pri vytvorení. Pošlite ju klientovi e-mailom alebo do mobilu, v telefóne si ju pridá na plochu.
• Odkaz, ktorý klient už nepoužíva, zrušíte krížikom Odvolať pri odkaze.

Klient, ktorý fakturuje v inom programe (SuperFaktúra, iDoklad, POHODA, Money a ďalšie), nemusí posielať každú faktúru v PDF. Na odkaze na nahratie rozbalí Faktúry máte v inom programe? a pošle export za mesiac v XML, CSV, XLSX alebo ZIP s e-faktúrami. Ten istý export nahráte aj vy v karte Súbory z programu na záložke Doklady.

1. 1Súbor prečíta ten istý prechod ako appka, doklady sa však hneď nezapíšu.
2. 2Pri súbore zvoľte Pozrieť doklady: uvidíte, ktoré sa prenesú, a pri ostatných dôvod (napríklad už sú v SimFa).
3. 3Prevziať doklady ich zapíše pod vaším menom. Keď sú už uhradené, zaškrtnite to, inak úhrady spáruje Banka. Zahodiť súbor zmaže bez zápisu.

Prevezmú sa doklady od 1. 1. minulého roka. Tabuľku bez šablóny známej služby zatiaľ prevziať nejde: požiadajte klienta o export zo služby, ktorú SimFa pozná, alebo v XML. Cez jeden odkaz prejde najviac 10 súborov z programu za deň a ten istý súbor sa druhýkrát nepridá. Súbory, ktoré čakajú, sú aj na Dnes.

Výpis klienta nahráte na záložke Doklady v karte Výpisy z banky: pretiahnite ho do zóny a zvoľte Nahrať do Banky klienta. SimFa prečíta výpis v XML (camt.053) z ktorejkoľvek banky, aj zabalený v ZIP-e, a PDF z Tatra banky s heslom k výpisom klienta. Pohyby, ktoré klient v Banke už má, sa preskočia, nové sa spárujú s dokladmi.

• Výpis z účtu, ktorý klient v SimFa nemá, sa uloží až po potvrdení Je to účet klienta.
• Výpis, ktorý klient pošle k úlohe, naimportujete do Banky klienta pri úlohe.
• Výpis v CSV SimFa nečíta, z internetbankingu stiahnite XML.

V karte Výpisy z banky pripravíte aj adresu pre banku. V internetbankingu klienta nastavte posielanie výpisu a avíz na túto adresu. Výpis SimFa otvorí heslom, overí súčty a platby spáruje s dokladmi, aj keď klient nemá Premium.

• Výpis v PDF a avízá dnes SimFa číta z banky Tatra banka, ostatné banky pripravujeme. Výpis v XML (camt.053), aj zabalený v ZIP-e, prečítame z ktorejkoľvek banky.
• Heslo k výpisom je heslo, ktorým banka chráni výpis v PDF. Uloží sa zašifrované a už sa nikomu neukáže.
• Správy z účtu, ktorý klient v SimFa ešte nemá, čakajú. Potvrdíte ich tlačidlom Je to účet klienta, alebo zmažete tlačidlom Zahodiť.