Začíname s platformou pre kancelárie

1. 1Otvorte pozvánku do kancelárie z e-mailu. Keď účet v SimFa ešte nemáte, vznikne tlačidlom Založiť účet a prijať pozvánku; meno, ktoré zadáte, uvidia klienti pri vašich úkonoch.
2. 2Zapnite dvojfaktorové overenie. Na platforme je povinné, vyberiete si Kód e-mailom alebo Overovacia aplikácia.
3. 3Uložte si obnovovacie kódy. Každý platí raz a prihlásite sa ním, keď stratíte telefón alebo prístup k e-mailu.

Ďalej sa prihlasujete heslom a kódom. Účet je ten istý ako v appke SimFa, prihlásenie na platforme je však oddelené a platí pracovný deň. Heslo obnovíte v appke SimFa.

V časti Tím a nastavenia pozve správca kancelárie kolegov e-mailom. Pozvánka platí 7 dní a na platformu sa človek dostane až po zapnutí dvojfaktorového overenia. Bez prídelov vidí každý v tíme všetkých klientov kancelárie, roly sú tri:

• Správca kancelárie: všetci klienti, tím a nastavenia kancelárie.
• Práca s klientmi: všetci klienti kancelárie, bez tímu a nastavení.
• Kontrola práce: všetci klienti aj pri prídeloch, schvaľuje výstupy na kontrole, bez tímu, nastavení a peňazí.

Faktúry klientom a vyúčtovanie kancelárie vidí správca. Kolegovi bez správy kancelárie ich sprístupníte zaškrtnutím Peniaze pri pozvaní alebo pri jeho mene v tíme.

V karte Osoba zodpovedná za AML určí správca, kto rozhoduje o možných zhodách so sankčnými zoznamami a o politicky exponovaných osobách. Kým nikto nie je určený, rozhoduje správca kancelárie.

Keď kolega z kancelárie odíde, použite Vypnúť prístup. Platforma povie, čo pri klientoch drží: vedenie, zástup, podpis podaní a otvorené úlohy klientom. Vyberte Nástupca a stlačte Vypnúť a odovzdať: všetko prejde na neho naraz. Vypnúť bez odovzdania nechá jeho klientov bez vedúceho, kým ich nepridelíte inému; pripomienky úloh pošle ten, kto klienta vedie, alebo správca. Na platformu sa človek nedostane, kým prístup znova nezapnete.

Pred dovolenkou alebo pri chorobe zapíšte pri človeku v časti Tím a nastavenia Neprítomnosť: Prvý deň, Posledný deň a Uložiť neprítomnosť. Správca ju zapíše komukoľvek, každý aj sebe. Počas nej pri klientoch, ktorých človek vedie, koná zástup: odpovede a oznamy klientov, pripomienky úloh aj podpis podaní idú jemu a navrchu platformy vidí, za koho a dokedy koná. Po návrate platí všetko ako predtým, pri klientoch sa nič neprepisuje. Neprítomnosť zrušíte tlačidlom Zrušiť neprítomnosť.

Vedie a Zástup pri viacerých klientoch naraz zmeníte v zozname Klienti: zaškrtnite klientov, vyberte Vedie alebo Zástup a zmenu potvrďte. Pri prídeloch to robí správca kancelárie.

Správca kancelárie vidí v karte Záťaž tímu po ľuďoch, koľko klientov kto vedie, koľko z nich sú platitelia DPH a spoločnosti, koľko mešká k 25. a koľko dokladov ich klientov čaká na kontrolu. Počet klientov otvorí zoznam klientov toho človeka.

Väčšia kancelária si môže zapnúť, že pracovník vidí a robí len na svojich klientoch.

1. 1V detaile klienta v karte Klient v kancelárii vyberte, kto klienta vedie, a podľa potreby aj Zástup.
2. 2V časti Tím a nastavenia v karte Prídely klientov stlačte Zapnúť prídely.

Pracovník potom vidí len klientov, ktorých vedie alebo pri ktorých zastupuje, vo všetkých častiach platformy aj vo firme klienta. Kontrola práce vidí všetkých klientov, aby mohla schvaľovať výstupy kolegov. Správca kancelárie vidí všetkých a jediný mení, kto klienta vedie a kto zastupuje. Klienta, ktorého pridá pracovník, vedie on. Karta pred zapnutím povie, koľko klientov nemá nikoho, tých uvidí len správa kancelárie a kontrola práce. Prídely vypnete tým istým tlačidlom.

Správa novej kancelárie má na obrazovke Dnes zoznam Začíname: pridanie klientov, tím, kto klientov vedie, súhlasy so schránkou, plnomocenstvá, karty KYC, kam klienti posielajú doklady, údaje do podaní a logo. Fajka sa objaví sama, keď ju platforma v údajoch vidí; pri klientoch je počet tých, pri ktorých ešte niečo chýba. Keď je hotové všetko okrem nepovinného tímu, zoznam zmizne. Skryť ho môžete aj skôr, Ukázať ho vráti.

Pri novom klientovi je prvých 60 dní na záložke Mesiac pás Nástup klienta: čo pri ňom ešte chýba, s odkazom na kartu, kde to doplníte.

Po prihlásení ste na obrazovke Dnes: čo čaká na vás, s počtom a odkazom tam, kde sa to vybaví, a pod tým termíny klientov na 30 dní po dňoch. Prepínač Moji klienti a Celá kancelária ukáže klientov, ktorých vediete alebo zastupujete, alebo celú kanceláriu. Menu má štyri skupiny a pri položke je počet toho, čo tam čaká:

• Práca: Dnes, Prehľad k 25. s piatimi krokmi obdobia pri každom klientovi a záložkou Termíny klientov, Na schválenie s výstupmi, kontrolou DPH a KV a reportmi klientom a Klienti.
• Naprieč klientmi: E-faktúry, Plnomocenstvá, KYC a AML, Limity klientov a POHODA.
• Ročné podania: Dane a závierky so záložkami Daň z príjmov, Predĺženie lehoty a Závierky a DPPO.
• Kancelária: Tím a nastavenia, Prístupy pre iných a pre správu kancelárie Peniaze.

V hlavičke obrazovky je tlačidlo Návod: otvorí na simfa.sk článok, ktorý obrazovku opisuje, rovno pri jej časti. Pri nadpise karty je ikona knihy s návodom ku karte. Pod úvodom obrazovky je Ako to funguje s ďalšími vetami o nej.

Karta Na úradoch treba vyriešiť ukáže klientov, pri ktorých ranné porovnanie so zoznamami úradov našlo vec na riešenie (daňový nedoplatok, registrácia pre DPH, stav v registri). Tú istú vec ukáže detail klienta na záložke Mesiac. Klient má tie isté kontroly na svojom Prehľade v SimFa a pri nich vetu, že kancelária vidí ranné porovnanie.

Na každom zozname naprieč klientmi je filter Vedie: Všetci klienti, Moji klienti (vediete alebo zastupujete), Vediem ja, Zastupujem, Bez vedúceho alebo konkrétny človek z tímu. Filter ostáva v adrese, odkaz kolegovi ukáže to isté.

• Kláves / skočí do hľadania na obrazovke, inde otvorí okno s klientmi.
• ⌘K alebo Ctrl K otvorí okno s klientmi kedykoľvek: pripnutí a poslední klienti a hľadanie podľa mena, IČO, DIČ, e-mailu aj konateľa. Výber otvorí tú istú časť iného klienta.
• Otáznik ukáže prehľad skratiek; g a písmeno skočí na obrazovku, napríklad g a k na Klientov.

Tému (podľa systému, svetlú alebo tmavú) zvolíte v ponuke s vaším menom dole v menu.

Ďalej pokračujte pridaním klientov.